3 syytä satsata kirjoittamiseen ja kirjoitustaitoon

Kirjoittaminen on erikoinen taito. Sitä ajattelee helposti yksilön ominaisuutena: Heikki on hyvä kirjoittaja, Kirsi on kehno ja Jenni jotain siltä väliltä.

Tosiasiassa kirjoittaminen on mitä sosiaalisin taito, ihan yhtä lailla kuin puhuminen – ja koko kieli. Kun asiat hoidetaan, tuotteet ja palvelut myydään, asiakkaat palvellaan, tiedot välitetään ja yhteistyötä tehdään yhä useammin tekstin avulla, kyky muotoilla ajatukset selkeäksi tekstiksi on yksi tärkeimmistä työelämätaidoista.

Hyvän tekstin ominaisuudet ja tarvittavat tekstitaidot vaihtelevat sen mukaan, mikä on tekstin tarkoitus, mihin kanavaan se kirjoitetaan ja kenelle se kirjoitetaan. Kaikilta työelämän teksteiltä vaaditaan kuitenkin perusjuttuja, kuten selkeyttä, sujuvuutta ja oikeakielisyyttä.

Kirjoittaminen on monelle pakollinen paha, joka tuntuu vievän aikaa oikeilta töiltä. Ja vaikeaakin se on.

Teksti ajatellaan ensin ja annetaan vastaanottajalle valmiina.

Totta, kirjoittaminen vie aikaa, sillä se vaatii ajattelua. Puhumisen voi aloittaa saman tien ja ajatella ja täsmentää sanottua pitkin matkaa. Teksti taas ajatellaan ensin ja annetaan vastaanottajalle valmiina.

Vaikeaa se ei kuitenkaan ole. Työelämän teksteiltä ei odoteta ihmeitä, ellei sellaiseksi lasketa informatiivisuutta ja selkeyttä. Niihin pääsee tekstillään kuka tahansa, kunhan malttaa käyttää työhön vähän aikaa ja ajatusta. Ja mitä paremmin kirjoittamistyökalun hallitsee ja mitä enemmän kirjoittaa, sitä helpommaksi homma käy ja sitä tehokkaammiksi tekstit osaa muotoilla.
Kun kirjoittaminen on hallussa ja siihen viitsii panostaa, vastaanottaja on tyytyväinen ja omakin elämä helpottuu, esimerkiksi näin:

1. Hyvä teksti on tehokas

Jos tekee tekstin kerralla kunnolla, on paljon todennäköisempää, että vastaanottaja a) lukee tekstin b) ymmärtää tekstin c) osaa toimia tekstin mukaan.

Kirjoittaja säästää omaa aikaansa ja vaivaansa, kun viestiä ei seuraa lisätietopyyntöjen, tarkennusten ja kysymysten ryöppy.

Entä jos vastaanottaja jättää tärkeän mutta epäselvän viestisi kokonaan lukematta tai ymmärtää sen väärin? Omasta kokemuksesta: on erittäin ikävää joutua toistamaan tai korjaamaan tehtyä tai pahimmillaan kantamaan seuraukset siitä, että jotain on jäänyt kokonaan tekemättä vain sen takia, että viesti on ollut epäselvä.

Teksti voi olla ainoa – ja usein monta kertaa muita tehokkaampi – tapa tavoittaa kaikki ne, joita asia koskee. Tekstin avulla kaikki myös saavat informaation täsmälleen samanlaisena, mikä on tärkeää esimerkiksi yhdenvertaisuuden kokemukselle.

Loppujen lopuksi kirjoittaminen siis myös säästää aikaa.

2. Parempi työntekijä, yrittäjä ja yhteistyökumppani

Vaikka saattaa tuntua siltä, että kirjoittamistaito kertoo vain kirjoittamistaidosta, yllättävän monen mielestä esimerkiksi kielivirheet kertovat enemmästä. Huonojen tekstien kirjoittajaa pidetään joko taitamattomana tai huolimattomana. Ja ihan varmasti kuka tahansa ja mikä yritys tahansa rekrytoi, tekee kauppaa ja yhteistyötä mieluummin osaavan ja huolellisen kuin pikkuisen leväperäisen tyypin kanssa.

Kirjoittamistaito on ihan tutkitusti sitä, mitä työelämässä kaivataan. Ja koska taitavia kirjoittajia tarvitaan, heitä myös arvostetaan.

Puhumattakaan sitten itsearvostuksesta. Kun on epävarma osaamisestaan, kirjoittaminen on ikävää. Jo senkin takia kirjoittamistaitoa kannattaa ajatella työkaluna, jonka ottaa haltuun askel kerrallaan. Yletöntä menestystä uralla hyvät tekstit eivät yksinään takaa, mutta ihan varmasti arkisia ja jokapäiväisiä onnistumisia ja aika paljon helpompaa työelämää.

3. Helpompi vakuuttaa ja tehdä yhteistyötä

Ymmärrettävyyden ja oikeakielisyyden lisäksi kirjoitustaito on myös taitoa käyttää kieltä taitavasti ja tarkoituksenmukaisesti, esimerkiksi perustella vakuuttavasti tai kommunikoida kohteliaasti.

Kirkkaasti esitetyt faktat ja tunteisiin vetoavat perustelut ovat kultaa, kun puolustetaan omaa mielipidettä ja tavoitellaan päämääriä. Retoriikan mestareita meistä on harva, mutta oikeat ja hyvin asetellut sanat tehostavat argumentaatiota.

Huonon tekstin mukana karisee myös uskottavuus. Sen jälkeen jäljellä on aika vähän.

Kasvokkain ja puhelimessa hyvä käytös on perusjuttu, ja niin sen pitää olla myös silloin, kun yhteyttä pidetään tekstien avulla. Hyvä teksti kunnioittaa sekä vastaanottajaa että kirjoittajan edustamaa organisaatiota, sitä omaa työpaikkaa tai yritystä.

 

Teksti. Ja kuinka se tehdään.

Marikoo Kotisivuratkaisut

Kati Vastamäki

icon-puhelin 0400 164 132               icon-sposti kati@kativastamaki.fi