Mennään asiaan

Kirjoita lyhyesti – Mitä, joko tätä samaa korostettiin 1950-luvulla?

Netin syvyyksistä ponnahtaa joskus sattumalta pinnalle asioita, joita ei tiennyt olevan olemassakaan ja joiden parissa viihtyy tovin ja toisenkin. Minä olen viime aikoina viihtynyt lukiessani Kanadan kuninkaallisen pankin kuukausikirjeitä, joita julkaistiin 1920-luvulta 2000-luvulle.

Kuukausikirje oli aluksi bisnesjulkaisu, mutta vuosien mittaan siinä käsiteltiin talouden lisäksi paljon muutakin aiheita – esimerkiksi viestintää!

Heinäkuussa 1954 kirjeen teemana oli lyhyesti kirjoittaminen. Aihetta oli tarpeen käsitellä, koska ”johtavassa asemassa olevien miesten (?) velvollisuus on kirjoittaa ymmärrettävästi ja lukijaa arvostaen”.

Näin ei ilmeisesti ollut, ja siksi tarvittiin nelisivuinen opas. Ja paikoin hyvin suorasanainen opas.

Poimin tähän kirjeen pääkohdat.

1. Miksi pitäisi kirjoittaa lyhyesti?

Koska monisanaisuus on keskinkertaisuuden merkki, ja on silkkaa laiskuutta käyttää ajatustensa ilmaisemiseen liikaa tilaa.

Sopivan pituinen on teksti, joka kertoo koko tarinan ja vain sen. Että ei käytetä kymmentä sivua asiaan, jonka voi kertoa yhdellä sivulla. Ei myöskään yritetä ahtaa kymmensivuista tarinaa yhdelle liuskalle.

Toisaalta mitään ohjeellista pituutta millekään tekstille ei voi antaa: 3 000 sanan raportti voi olla liian lyhyt ja 100 sanan muistio liian pitkä.

2. Miksi kirjoitat?

Ennen kuin aloittaa, kirjoittajan pitäisi tietää, mitä haluaa tekstillään välittää.

Liikemiehet harvoin kirjoittavat itseilmaisun vuoksi. He haluavat lukijan ymmärtävän, uskovan ja toimivan.

Kirjoittajan tulee siis ensin neuvotella itsensä kanssa selkeä sopimus siitä, mitä hän haluaa tekstinsä saavan aikaan.

Kirjoittajan ei myöskään pidä kirjoittaa tehdäkseen vaikutuksen lukijaan. Pitää kirjoittaa niin, että tekee itsensä ymmärrettäväksi.

Neuvo on käyttää sanoja, jotka lukija ymmärtää ja paketoida ajatukset niin, että lukija saa niistä helposti kiinni. Silti lukijaa ei saa aliarvioida ja kirjoittaa hänelle kuin lapselle.

3. Ole tarkka

Teksti on epäselvää ja mitäänsanomatonta niin kauan kun kirjoittaja käyttää abstrakteja sanoja konkreettisten sijaan.

Lyhyys antaa tekstille liikettä ja elävyyttä, ja lyhyesti kirjoittamista auttavat aktiiviset verbit ja konkreettiset substantiivit.

Lukijoihin vetoaa elämä, toiminta ja tapahtumat. Kirjoittajan on syytä kertoa enimmäkseen asioista, jotka voi nähdä tai joita voi koskettaa. (Nykyään sanottaisiin, että abstraktit a pitää jollakin tavalla konkretisoida lukijalle ja tuoda osaksi hänen arkeaan.)

4. Ole kohtelias ja hyväntahtoinen

Lyhyyttä ei pidä tulkita kapeasti. Tarkennettuna lyhyys merkitsee, että sanotaan niin lyhyesti kuin voidaan, sanotaan mitä tarkoitetaan ja siinä hengessä kuin tavoitellaan.

Niinpä tekstissä on hyvä olla persoonallista otetta. Teksti voi olla merkityksekäs ja silti ”melodinen, inhimillinen ja kohtelias”.

Tosin vaatii taitoa ja yritystä, jotta teksti olisi kaikkea tuota olematta jaaritteleva. Jos halua on, taidon kyllä oppii ja opettelemalla kirjoittaminen paranee askel kerrallaan.

5. Ole selkeä

Fiksu kirjoittaja, joka haluaa tekstinsä saavuttavan tavoitteensa, ei lähetä lukijalleen keskeneräistä tekstiä. Lukijan tehtävä ei ole tutustua ”raakamateriaaliin” ja muotoilla sitä omassa päässään ymmärrettäväksi.

Teksti on kuin kone: kirjoittajan pitää karsia siitä kitka, liika tiiviys ja löysyys.

Kirjoittajan on hyvä muistaa, että hän on asiantuntija omassa asiassaan ja vastaanottaja odottaa häneltä apua, ei lisätöitä.

*

Yksikään yllä olevista asioista tai neuvoista ei ole vanhentunut vajaassa 70 vuodessa. Muoteja ja trendejä on viestinnässäkin tullut ja mennyt, mutta mikään ei aja ohi selkeän ja lukijaa arvostavan kirjoittamisen. Ihan noin suoraan ei nykyään kaikkea sanota, mutta itse asia on juuri sitä peruskauraa, jota jokainen kirjoituskouluttaja tänäänkin opettaa.

Ero on siinä, että näitä kuninkaallisia oppeja tarjottiin tuolloin liikemiehille, nykyään ihan kaikille.

Kati 

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Blogini teemat

Lue myös nämä!